Wenn Sie eine Kulturveranstaltung in Soest planen, so sollten Sie so früh wie möglich Kontakt mit dem Kulturbüro aufnehmen. Hier wird ein umfassender Veranstaltungskalender für die Stadt geführt, anhand dessen Sie den Termin ihrer Veranstaltung abstimmen können. Dies wirkt sich unmittelbar auf das Gelingen und den Erfolg ihrer Veranstaltung aus:
FRÜHZEITIGE TERMINANFRAGE VERMEIDET SCHWIERIGKEITEN
Sie vermeiden eine Termindoppelung mit Veranstaltungen, die gleiche Interessengruppen ansprechen.
Großveranstaltungen, gerade im Open-Air Bereich, können die Durchführung ihrer Veranstaltung behindern (Lärm, Parkplatzsituation etc.)
NUTZEN SIE DIE KOSTENLOSE ÖFFENTLICHKEITSARBEIT DES KULTURBÜROS
1.) Terminkalender
Darüber hinaus können Sie von der umfassenden Öffentlichkeitsarbeit des Kulturbüros profitieren. Schon mit der Aufnahme ihres Termines in den Veranstaltungskalender sind verschiedene Veröffentlichungen gewährleistet.
Jahresterminübersicht der Touristinfo, erscheint neu ca. alle zwei Monate Auflistung im monatlich erscheinenden ,Presseinformationsheft für die Kultur in Soest' -Grundlage für regionale und überregionale Berichterstattung und Terminkalender der Printmedien, wird an über 180 Medienadressen regional und überregional gesendet Ankündigung in der wöchentlichen Radiosendung ,Kulturtaxi' im Bürgerfunk des Hellweg-Radios.
Aufnahme in den Internet-Kalender www.hellweq.org: erscheint damit auch www.kulturserver-nrw.de , den Seiten der Stadt Soest www.soest.de u.v.m.
Über die reine Terminverbreitung hinaus kann ihnen das Kulturbüro bei rechtzeitiger Information Hilfestellung bei der Präsentation und Durchführung ihrer Veranstaltung bieten. Hierfür ist das Einhalten von bestimmten Vorlaufzeiten unabdingbar:
2.) Umfangreiche Öffentlichkeitsarbeit für Radio. TV. Printmedien. Internet
erläuternde Texte und Bilder können jederzeit ins Internet gestellt werden (übrigens auch von Ihnen selbst, das Kulturportal www.hellweg.org bietet einige kostenlose Dienste, u.a. um eine eigene Homepage / E-Mail-Konto einzurichten - das geht ganz leicht, das System erläutert die Schritte und bei Fragen hilft das Kulturbüro) - hier gilt: Je früher desto besser um im monatlichen .Presseinformationsheft' entsprechend präsentiert zu sein, sollten Texte und Bilder spätestens zum 1. des Vormonats dem Kulturbüro vorliegen, vorzugsweise in digitalisierter Form (email:
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) Grund ist der Redaktionsschluss der Monatsmagazine, die ihren Lesern tägliche Veranstaltungsübersichten anbieten und der meist zwischen dem 12. und dem 15. des Vormonats liegt. Tonmaterial für die Radiosendung .Kulturtaxi' sollte spätestens zwei Wochen vor dem Veranstaltungstermin eingereicht sein. Interviewtermine müssen ebenfalls in diesem Zeitrahmen verabredet sein. (Hintergrund: die Sendung muss aus rechtlichen Gründen vorproduziert werden)
NUTZEN SIE DAS ETABLIERTE VORVERKAUFSSYSTEM HELLWEGTICKET
Wenn Sie wünschen, so hilft Ihnen das Kulturbüro auch beim Kartenvorverkauf. An das HellwegTicketSystem sind mittlerweile über 200 Vorverkaufsstellen angeschlossen, darunter alle Sparkassen im Kreis Soest. Es ist ein auf das Internet basierendes System, das im Kulturhaus Alter Schlachthof betrieben wird. Die Nutzung ist für den Veranstalter kostenlos, die Kosten für das System sind im Kartenendpreis enthalten. Da es ratsam ist, mit dem Vorverkauf so früh wie möglich zu beginnen, sollten Sie auch hier rechtzeitig das Kulturbüro ansprechen. Wichtig ist dabei, dass keine Kartenpreise veröffentlicht werden (auf Plakaten, Flyern und in der Presse), bevor sie mit uns gesprochen haben, da der endgültige Preis zusammengesetzt ist aus Grundpreis, Vorverkaufs- und Systemgebühr. Weitere Infos unter www.hellwegticket.de